IT-vejledninger i AbsalonAbsalon systemer og udstyrMail og kalender Sikker mailVejledning til Send og modtag sikker mail i ABSALON ved brug af Outlook på Windows PC.

Vejledning til Send og modtag sikker mail i ABSALON ved brug af Outlook på Windows PC.

Hvad er sikker mail?

Sikker mail betegner e-mails der er afsendt eller modtaget i krypteret form, for at undgå at uvedkommende kan få adgang til indholdet.

Skal du sende eller modtage en mail med personfølsomme- eller på anden måde fortrolige oplysninger til/fra en modtager uden for ABSALON, skal e-mailen derfor sendes som sikker mail.

Senere i denne vejledning finder du en lille guide til, hvilket indhold der skal sendes som sikker mail.

Bemærk: E-mails der sendes internt i ABSALON betegnes som sikre og det er derfor ikke nødvendigt at kryptere disse. Er e-mail først modtaget i én af vores sikre mailbokse, kan man derfor trygt videresende den til en anden @pha.dk-adresse, med alm. hensyntagen til indholdet.

ABSALON har fire  sikre mailbokse der kan modtage og sende sikker mail:

  • Sikkerpost@pha.dk
    ABSALON’s hovedpostkasse for generelle henvendelser sendt som sikker mail.
  • HR@pha.dk
    HR-afdelingens postkasse for e-mails sendt som sikker mail.
  • Sikkerpost-uddservice@pha.dk
    Uddannelsesservice postkasse for e-mails sendt som sikker mail.
  • Sikkerpost-okonomi@pha.dk
    Økonomi-afdelingens postkasse for e-mails sendt som sikker mail.

Hvem kan modtage sikker mail i ABSALON:

Der er på forhånd udpeget et antal medarbejdere fra de respektive afdelinger, der har adgang til at læse sikker post fra disse mailbokse. Det er ledelsen fra den pågældende afdeling, der udpeger disse medarbejdere, og medarbejdere med denne funktion, sørger for at videresende indkomne mails til rette vedkommende i ABSALON.

Hvem kan sende sikker mail i ABSALON:

Som udgangspunkt kan alle medarbejdere få adgang til at sende sikker mail, fra den af de ovenstående mailbokse der måtte være relevant. En forudsætning er dog, at du arbejder på en Windows PC med Outlook installeret.

Ved at kontakte Helpdesk får du tildelt de nødvendige rettigheder og samtidigt installeres et lille program på din PC - et såkaldt plugin til Outlook - der kan kontrollere om en given modtager kan modtage mail som sikker mail.

Hvem kan man sende sikker mail til:

De fleste kommuner, offentlige instanser, myndigheder og større institutioner i Danmark har én eller flere sikre postkasser og adressen på de forskellige mailbokse er som regel beskrevet på deres hjemmeside. Derudover kan man anvende et CVR-nummer for at sende en sikker mail direkte til en virksomheds E-boks / VIRK.DK-postkasse.

Det er også mulig at sende sikker mail til privatpersoner ved at anvende CPR-nummer.

Dette er dog forbundet med et mindre gebyr.

Sikker mail sendt til privatpersoner vises direkte i vedkommendes E-boks.

Privatpersoner har på samme måde også mulighed for at sende sikker mail til ABSALON’s sikre mailbokse, via deres egen E-boks.

Hvad skal sendes som sikker mail:

Al mail som indeholder personfølsomme, fortrolige personoplysninger og cpr-data skal altid sendes krypteret.

Herunder finder du en oversigt over eksempler på hvilke oplysninger der skal sendes krypteret og hvilke man ikke behøver sende krypteret (almindelige personoplysninger).

Sådan sender du en sikker mail:

  • Start med at få de nødvendige rettigheder via Helpdesk, og få installeret plugin’et til sikker mail.
  • Vælg Ny mail i Outlook som du plejer, men VENT med at udfylde modtagerfeltet.
  • Udfyld ALTID først Emne, selve mailteksten, og vedhæft evt. filer.
  • Når mailen er klar til afsendelse, vælger du ”Send som sikker e-mail”:
  • Nu åbnes plugin’et hvor du kan udfylde oplysninger om modtageren:
  1. Vælg først den afsenderadresse som du har fået rettigheder til at sende fra.
  2. (Vær opmærksom på at du kan se alle ABSALON’s sikre mailbokse uanset dine rettigheder)
    Udfyld herefter e-mail adressen på modtageren under ”Sikker mail”. Det er dog vigtigt at huske på, at for at du kan sende en e-mail som sikker mail, er det nødvendigt at modtageren også har mulighed for at modtage en sikker mail via denne adresse. Dette kontrolleres altid via punkt 3 inden afsendelse.
  3. Klik på ”Kontrollér adresser” for at validere at modtageren kan modtage sikker mail.
  4. Hvis der under kontrol vises et grønt flueben, er modtageren godkendt.
  5. Klik på ”Send mail” for at kryptere din e-mail og afsende den.

Når en sikker mail er registreret som afsendt, vil du efterfølgende få en kvittering for afsendelsen.

I eksemplet herover vises hvordan man sender en sikker mail til en e-mail adresse, ved at benytte felterne i venstre side af plugin’et.

For at sende sikker mail til en privatpersons CPR-nummer eller en virksomheds CVR-nummer (til E-boks), følges punkt 1 til 5 blot i højre side af plugin’et, og anvende CPR-/CVR-nummer i stedet for mailadresse.

Når du sender en sikker mail via plugin’et sendes mailen fra dig, på vegne af den valgte sikre mailboks.

F.eks. ”Afsender: Kenneth Eriksen på vegne af Sikkerpost-uddservice.”

Der gemmes en kopi af sendte mails i både ”Sendt post mappen” i den sikre mailboks og i din egen ”Sendt post mappe”.